Un modello per decidere

Se vuoi che la tua organizzazione funzioni devi fare in modo che chi è responsabile e guida team di lavoro decida di decidere.

 15.06.2022 Articolo di Roberto Sibilia - Fondatore e Sr Consultant di ME-TODO®

Fissa un colloquio con ME!

Se vuoi avere leadership e responsabilità diffusa nella tua azienda devi definire le modalità con le quali i tuoi leader  possono  prendere in autonomia le decisioni.

Ossia devi rendere chiaro ai tuoi manager quali sono le decisioni nelle quali devono coinvolgerti e quali invece quelle  in cui ti aspetti che siano loro a decidere in autonomia.

Diversamente renderai i tuoi manager confusi su quando possono decidere in autonomia o quando invece devono ti devono coinvolgere.

Del  resto delegare non è cosa semplice soprattutto nelle  piccole e medie imprese,  dove l’imprenditore per passione o perché vede che l’esecuzione della sua strategia non avviene come lui l’aveva immaginata, interviene in ogni decisione. 

Questa mancanza di chiarezza crea confusione nei manager su ciò su cui hanno il potere di agire e quando invece devono coinvolgere il vertice aziendale. È questa confusione che blocca di fatto le decisioni e aumenta il senso di frustrazione delle persone. 

Quindi delegare risulta assolutamente necessario se si vuole che le persone si assumano responsabilità e guidino i team e i processi, facendo scorrere questi ultimi in modo fluido e generando valore per i Clienti. 

Quel che è sicuro è che i processi decisionali contorti fanno perdere moltissimo tempo. Una recente indagine di McKinsey ha portato in evidenza che in un anno un manager passa circa il 37% del suo tempo a prendere decisioni. Ed è stato stimato che più della metà del tempo è stato speso in modo inefficace.

Un metodo "semplice"

Una beve premessa per l’uso di questo strumento, così come per qualsivoglia tools e metodologia. La semplice applicazione dello strumento in un conteso dove la cultura organizzativa è l’antitesi di leadership e responsabilità diffuse, condivisione delle conoscenze e trasparenza, porterà scarsi risultati.

Detto ciò e rimodulando la classica matrice di Convey, meglio conosciuta come matrice di Eisenhower, ricaviamo un semplice schema che aiuta a definire gli ambiti decisionali. Essendo un modello visuale è di facile lettura.

Concentriamoci su come applicarlo. Ogni leader deve inserire nello schema gli argomenti sui quali è chiamato a decidere. Condividere con il team il grado di rischio e di urgenza delle decisioni delegando le persone che coordina. In questo modo ogni componente dell’organizzazione avrà un'idea chiara di quando e in che misura deve coinvolgere il livello superiore o quando può procedere con autonomia. Anche per i vertici è più chiaro cosa deve lasciar andare e quando, invece, è necessario che intervenga se qualcosa non va nella direzione giusta.

Come utilizzare i quadranti

Vediamo ora nel dettaglio quali decisioni vanno considerate per ciascun quadrante.

• Decidi tu direttamente - i collaboratori del manager dovrebbero avere la maggior parte delle loro responsabilità decisionali raggruppate in questo quadrante: eseguire le strategie concordate; adempiere pienamente al ruolo; il budget; la gestione del personale di cui è responsabile; ecc… Ricordiamoci che Il compito del leader, imprenditore e/o manager che sia,  è aiutare i collaboratori a definire e raggiungere gli obiettivi eliminando totalmente la microgestione.

• Informami dei progressi - in questo quadrante i nostri collaboratori devono inserire quelle decisioni che riguardano progetti o attività che la direzione aziendale vuole “osservare” mentre sono in divenire: iniziative che potrebbero presentare potenziali rischi, scostamenti del budget; ecc… In questo modo si evita che le persone pensino che la dirigenza metta in dubbio le loro prestazioni, ma la dirigenza rimane informata lungo il percorso senza che debba intraprendere alcuna azione.

• Coinvolgimi direttamente - qui le persone devono raggruppare tutte quelle decisioni impreviste, ossia al di fuori di quanto pianificato, sia in termini strategici che finanziari. Ricadono qui  quelle decisioni che richiedono feedback rapidi come ad esempio: spendere soldi oltre il budget; modificare le politiche aziendali; decidere di cogliere o meno delle nuove opportunità che si sono presentate; ecc… A seconda del rischio, il manager valuterà se una presentazione del caso sia una proposta sufficiente a prendere una decisione, magari approvandola semplicemente per e-mail. Oppure se richiedere un contributo e l'approvazione dell'intero vertice aziendale.

• Richiedi la mia autorizzazione - qui ritroveremo le decisioni che includono scenari in cui sono presenti rischi importanti: insuccesso del piano strategico; cambiamenti nella governance; cambiamenti nel mercato; minacce alla sicurezza dei dati o alla sicurezza fisica; opportunità di acquisizione o di fusione inaspettate.

L'impostazione di questo tipo di matrice decisionale richiede anche che chi ha responsabilità gestionali chieda ai collaboratori un feedback valutativo su quanto ti sei attenuto alle scelte condivise sul processo decisionale.

Questo modello deve essere aggiornato in base all’andamento dell'attività, a cosa diventa importante tenere sotto controlla. Questo perché parlarne con i collaboratori contribuisce a condurre le attività che portano alla realizzazione degli obiettivi mantenendo tutti allineati.

Questo modello aiuta a creare chiarezza ed eliminare le cattive abitudini. Permette alle persone di far presente quando un manager oltrepassa il limite, entrando in decisioni che non gli competono, ma al contempo evidenzia chiaramente in quali tipi di decisioni il management deve sempre essere coinvolto.

Favorire e sostenere il cambiamento,  ME-TODO® aiuta.

ME-TODO® grazie ai suoi professionisti è in grado sostenere gli  imprenditori e le loro aziende che vogliono avviare processi di trasformazione e alimentare una sana cultura d'impresa. Scegliere ME-TODO® significa affidarsi ad una rete di Consulenti esperti che hanno maturato esperienze e competenze nella creazione di aziende e nella loro successiva conduzione. 

ME-TODO® grazie anche alle sue partnership è in grado di offrire oltre alla propria consulenza operativa e strategica, gli strumenti digitali per il funzionamento ottimale dei processi aziendali. Strumenti in cloud che permettono alla struttura organizzativa di condividere le informazioni, cooperare e allinearsi in tempo reale mantenendo sempre il focus sugli obiettivi aziendali.

Scopri come migliorare la tua organizzazione.

Tutti i giorni ME-TODO® con i suoi consulenti senior dà un supporto concreto a imprenditori e manager per ispirarli e aiutarli a migliorare e risolvere le criticità. Questo è il perché ed è l’impegno che noi di ME-TODO® da sempre mettiamo nei processi di cambiamento della cultura delle organizzazioni. 

ME-TODO® è ispiratore, fondatore e partner operativo di Metodo network®, specializzata nelle aree Supply Chain Integrata, Sales, Organizzazione, Coaching e Formazione, Amministrazione Finanza e Controllo, offre Consulenza Aziendale - Strategica e Operativa - per trasformare l'organizzazione e i processi aziendali.

Stai affrontando una trasformazione della tua organizzazione, ma incontri difficoltà a ottenere il cambiamento che hai in mente? 

Vuoi avere un parere e confrontarti prima di assumere una decisione che inciderà sul futuro della tua organizzazione?

Sei alla ricerca di capitali per sviluppare ulteriormente la tua attività?

Contattaci! potrai fissare un video incontro o un appuntamento presso la tua sede secondo le tue esigenze e senza impegno alcuno da parte tua. 

Richiedi del materiale di approfondimento o un incontro senza impegno!